毎年毎年新卒が入るたびに同じようなことを言ってるのが流石に面倒になってきたので、3分で伝えられるようにまとめました。同様に毎年毎年同じことを言っている先輩方、ご活用くださいませ。
安易に「ご確認ください」を使うのをやめよう
作業報告時に「Aの作業終わりました。ご確認ください。」と言う感じで安易にメッセージに確認要請を追加してくる人が結構います。誰かに確認してもらえると責任按分できる感じがあるし、安心できるのは分かります。
が、社会人なら責任持って自分で確認しよう。確認作業も人の時間を奪うんですよ・・・！
こんな「ご確認ください」はだめ！
以下、無思考で追加されてそうな「ご確認ください」あるあるをいくつか。※ここ数ヶ月で私の身の回りで実際に起きた「それ、何を確認すればいいの？」案件です。
1.✗✗の該当者リストを出しました。ご確認ください。
どうやってそのリストを抽出したかがわからないと確認しようがないやつです。1件ずつ答え合わせしてもらうわけにいかないですよね？
「◯◯の管理画面から✗✗の条件でDLしたものを、▼▼のフィルタかけてピボットして抽出しました。この方法で問題ないか、ご確認ください。」
であれば、その集計方法があってればOKなのでそれで確認は終了です。
2.✗✗のガイドラインを作成しました。ご確認ください。
ゼロイチでスクラッチで自分で考えて作ったのか、既存の何かをベースに一部をカスタマイズしたのかで確認ポイントはだいぶ違うので、これも確認依頼に付け加えたほうがいいポイントです。
あと「すでに法務の確認は済んでいます」とか「文章内に出てくる固有名詞の正誤は確認済みです」とかがあるのであればそういうのも確認ポイントとしては重要。確認を依頼された側は「法務的な部分はみなくていいんだな」とか「固有名詞の正誤はスルーでいいんだな」って分かるので確認側の負担を減らせます。
3.◯◯の文言を修正しました。ご確認ください。
依頼内容が、
◯◯についてもう少しわかりやすい文言に変えてほしい、であれば
「◯◯の文言を✗✗に変更しました。ご確認ください。」でいいのだけど、
このページの中のすべての◯◯の文言を✗✗に変更してほしい、であれば、「すべての◯◯の文言を✗✗に変更しました。」でOKで、それを「ご確認ください」って言われても、指示通りに全部修正されているかどうかは自分で確認してくれよって話です。
4.◯月◯日の◯時から＊＊のMTG入れさせていただきました。ご確認ください。
これはローカルルールありそうですが、うちの会社の場合、社員のスケジュールが公開されているのでそれぞれのスケジュールが空いている時間にあわせてMTGを設定することができます。なので、この場合に「ご確認ください」がついてると、
スケジュールがかぶってるかどうかを各自自分のスケジュールを確認してくれといういう意味なのか？と思うし、そうであればそう付け加えてほしい。
そもそも参加者のスケジュールに問題がないことをスケジュール上で確認したうえで設定してるのであれば「ご確認ください」はいらない。
「◯月◯日に✗✗のMTGを入れさせていただきました。みなさんのスケジュールがあいていること確認済みです。よろしくお願いいたします。」
で良いのです。私はそうしてます。
なので、ご確認くださいって言われたら「スケジュールあいてるところなら問題ないです」と即答します。※スケジュールあいてることは確認済みなんだよね？という意味で。
というわけで「なんとなくで確認依頼しない」「依頼するときは何を確認してほしいのか明確に」。
新卒の皆様、上記ご確認くださいませ！
